Digitalisierung und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - Typische Fehlerquellen und Risiken

Durch die Coronakrise hat das Thema Digitalisierung in sehr vielen Unternehmen einen zusätzlichen Schub erhalten und zu vielen konkreten Veränderungen geführt, die auch die steuerlichen Aufzeichnungen betreffen. Der Digitalisierungsprozess beinhaltet Chancen aber auch Risiken. Mit den sogenannten GoBD hat die Finanzverwaltung festgelegt, welche steuerlichen Anforderungen beim Einsatz von EDV in jedem Betrieb zu beachten sind. Der Gesetzgeber hat zudem mit dem Ende 2022 verabschiedeten „DAC 7- Gesetz“ wichtige Neuregelungen zur digitalen Betriebsprüfung getroffen, die – weitgehend unbemerkt – zum Teil bereits seit Anfang des Jahres 2023 gelten.

Worauf achten die Steuerprüfer aktuell und worauf werden sie künftig ein Auge haben? Wo lauern versteckte Risiken und welche Sorgen sind unberechtigt?

1. Allgemeine Anforderungen an digitale Buchführung und Aufzeichnungen
a. Anwendungsbereich der GoBD (Betriebsgröße, Gewinnermittlungsart)
b. Software und digitale Tools – Qual der Wahl, Risikoabwägung
c. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
d. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
e. Cloud-Anwendungen – Was ist zu beachten?
f. Datensatzbeschreibungen und Schnittstellen (§ 147b AO)

2. Richtiger Umgang mit (digitalen) Belegen
a. Anforderungen an den Beleg
b. Kontierungsvermerk, Belegnummer, Buchungstext
c. Zeitnahe Erfassung und Buchung, Festschreibung

3. Datensicherheit, Datenintegrität, Datenschutz
a. E-Mail, MS-Office
b. Homeoffice, VPN
c. Elektronische Kontoauszüge
d. Einsatz von DMS

4. Verfahrensdokumentation
a. Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation?
b. Inhalt und Umfang
c. Praktische Umsetzung (Muster, Kosten, Pflege)

5. Internes Kontrollsystem (IKS)
a. Begriff und Notwendigkeit
b. Praktische Umsetzung

6. Prüfungserleichterungen bei Nutzung eines Steuerkontrollsystems (Art. 38 EGAO)