E-Rechnung - Step by step alles, was Sie für Ihre Kanzlei wissen müssen (Modul 1-9)

Die Initiative VIDA (VAT in the Digital Age = Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) beinhaltet als einen wichtigen Aspekt die Mehrwertsteuermeldepflichten und die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zum 01.01.2028.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland war Teil des Wachstumschancengesetz, welches am 22.03.2024 endgültig durch den Bundesrat verabschiedet wurde. Das bedeutet, dass ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen im Bereich B2B verpflichtend anzunehmen sind.

Erfahren Sie in dieser Webinar-Reihe alles Wissenswerte zum Thema E-Rechnung. Durch viele praktische Beispiele, Schaubilder und Checklisten können Sie anschließend das erworbene Know how anwenden und an die Mandantschaft weitergeben.

Die Webinar-Reihe besteht aus 9 Modulen, die zwar grundsätzlich aufeinander aufbauen, jedoch bei Bedarf auch einzeln gebucht werden können, da sie alle speziell aufbereitete, separate Themenbereiche erläutern.

Modul 1: Die Anforderungen an eine korrekte (E-)Rechnung

Erfahren Sie im Modul 1 der Webinarreihe kurz und kompakt die wichtigsten Punkte die im Rahmen der Rechnungseingangskontrolle beachtet werden müssen (Checkliste inklusive).

Themenübersicht:

Systematik des Vorsteuerabzuges

• Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Nationale Rechtsgrundlagen des Vorsteuerabzuges nach § 15 UStG
• Übersicht über die Vorsteuerabzugsberechtigungen mit Besonderheiten

Rechnungsstellung § 14 UStG

• Bedeutung der Rechnung
• Rechnung im Zivilrecht
• Begriff der Rechnung
• Verpflichtung zur Rechnungsausstellung im Steuerrecht
• Gutschriftverfahren (mit Verpflichtungen)
• Pflichtangaben in der Rechnung / die Rechnungsprüfung

Rechnungsberichtigungen         

• Grundsätze zur Rechnungsberichtigung
• Rechnungsberichtigung gemäß Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
• Rechtsprechung des EUGH & des BFH - Senatex, Barlis & Co.
• Rückwirkung der Rechnungsberichtigung
• Reaktion der Finanzverwaltung - BMF-Schreiben vom 18.09.2020

Modul 2: Gesetzliche Vorgaben an die E-Rechnung – Status Quo 2024

Was bezeichnet man in Deutschland derzeit als eine E-Rechnung?

Welche unterschiedlichen elektronischen Formate sind in den Bereichen B2B und B2C erlaubt?

Welche Anforderungen des Gesetzgebers sind bei der Arbeit mit der E-Rechnung unbedingt zu beachten(AO, HGB, GoBD)?

Welche Speichertechnologien sind geeignet für die unveränderbare, elektronische Archivierung?

Ausführliche Antworten auf diese Fragen gibt es im Modul 2 der Webinar-Reihe zur E-Rechnung in Deutschland.

Und natürlich gibt es auch hier wieder Praxistipps (GoBD-konformes Arbeiten mit Office-Formaten).

Themenübersicht:

Einleitung

Status Quo - Rechtliche Grundlagen seit dem 01.07.2011

• Änderung der MwStSysRL           
• Grundvoraussetzungen für eine anzuerkennende elektronische Rechnung:
• Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 04.11.2011
• Zusammenfassung der bisherigen Regelungen für E-Rechnungen im Bereich B2B/B2C

Anforderungen an die E-Rechnung aus den GoBD

• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
• Zeitpunkt der Erzeugung der Unveränderbarkeit
• Möglichkeiten zur Erzeugung der Unveränderbarkeit
• Verstöße gegen die Unveränderbarkeit - Beispiel aus der Praxis
• Praxistipps zum GoBD konformen Arbeiten mit Office-Formaten
• Aufbewahrung (Rz. 113- 124 GoBD)

Praxis-Beispiel für das innerbetriebliche Kontrollverfahren

• Speichertechnologien für die (revisionssichere) unveränderbare, elektronische Archivierung
• WORM - Medien
• Aktuelle Technologien

Modul 3: Digitalisierung von Papierdokumenten –Ersetzendes Scannen

Darf ich wirklich nach dem Ersetzenden Scannen alle Originaldokumente vernichten?

Müssen Reisekostenbelege, die mobil gescannt worden sind, gar nicht mehr als Original ins Unternehmen gelangen?

Welche Handlungshilfen unterstützen mich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Welche steuerlichen Vorgaben gibt es beim mobilen scannen?

Antworten auf diese Fragen gibt es wiederum in der Praxis-Reihe zur E-Rechnung, diesmal im Modul 3 der Webinarreihe.

Themenübersicht:

Einleitung

Rechtliche Voraussetzungen beim Scannen

• Gesetzesvorgaben und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten
• Vorgaben aus den GoBD

Vernichtung der Original-Papierdokumente

• keine Vernichtung folgender Originaldokumente erlaubt
• Vernichtung der Originale aus steuerlicher Sicht und der ZPO

Ersetzendes Scannen

• Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen (BSI TR RESISCAN)
• Musterverfahrensdokumentation - Beispiel

Mobiles Scannen

• Beispiel kostenlose Scan-App – Adobe Scan
• Beispiele Anbieter mobile Scanner-Apps
• Steuerliche Vorgaben mobiles Scannen  24

Modul 4: Tipps bei der praktischen Arbeit mit der E-Rechnung

Wie überprüft die Finanzverwaltung eigentlich E-Rechnungen?

Neben den Grundlagen der Überprüfung der Pflichtvoraussetzung der korrekten Rechnung, gibt es Möglichkeiten bzgl. der Archivierung, im Voranmeldungsverfahren und der Verfahrensdokumentation.

Fehler mit sachlichem Gewicht können dann zu empfindlichen Sanktionen führen.

Erfahren Sie im Modul 4 des Online-Reihe wie bekannte Fehler insoweit vermieden werden können.

Anhand von Checklisten lernen Sie dann die wichtigsten Punkte kennen, die bei der Einführung der E-Rechnung beachtet werden müssen und wie Ihre Mandantschaft das passenden DMS finden.

Zum Abschluss gibt es dann praktische Beispiele für die Vorteile der Einführung dieser Systeme anhand möglicher digitaler Workflows.

Themenübersicht:

Überprüfungs- und Sanktionsmöglichkeiten der Finanzverwaltung

• Überprüfung der Pflichtvoraussetzung für eine korrekte Rechnung
• Überprüfung der ordnungsgemäßen, unveränderbaren Archivierung
• Überprüfung im Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Verfahren
• Verfahrensdokumentation E-Rechnungs-Prozess
• Ausdrucken von E-Rechnungen – GoBD vs. § 15 Abs.1 Nr.1 UStG
• Zuschätzungsmöglichkeit
• Geldbuße nach § 26a UStG

Checklisten für die neuen Regelungen

• Checkliste Eingangsseite – Kreditoren
• Checkliste Ausgangsseite – Debitoren
• Checkliste zur Einführung eines DMS

Dokumenten-Management-System (= DMS) und Enterprise-Content Management-System (= ECM)

• ECM / DMS – Gemeinsamkeiten und Unterschiede
• Beispiel Ceyoniq Technology
• Beispiel Proxess

Modul 5: Die E-Rechnung (XRechnung) an die öffentliche Verwaltung

Was sind die Unterschiede zwischen einer E-Rechnung im Bereich B2B/B2C und B2G?

Warum müssen sich Unternehmen unbedingt mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut machen?

Welche weitreichenden Unterschiede sind auf Bundes- und Landesebene zu beachten?

Wo kann ich mich hierzu am besten informieren?

Wie übermittelt man eine X-Rechnung an seinen Auftraggeber?

Sie erfahren in prägnanter Form über welche Portalmöglichkeiten, die XRechnung übertragen werden muss und wie unterschiedlich auch hier die gesetzlichen Anforderung beim Bund und den Ländern gestaltet wurden.
Anhand vieler Praxistipps gibt es einen „roten Faden“ an die Hand, damit man beim Arbeiten mit der X-Rechnung nie den Überblick verliert.

Themenübersicht:

Einleitung          

• Richtlinie 2014/55 EU vom 16.04.2014  

Rechtliche Grundlagen auf Bundesebene           

• E-Rechnungsgesetz vom 10.04.2017     
• E-Rechnungsverordnung vom 06.09.2017           
• Öffentliche Auftraggeber des Bundes (Aufstellung)         

Die XRechnung – E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber       

• Kernelemente einer E-Rechnung             
• XRechnung als Anwenderspezifikation der EU-Norm EN 16931
• Pflichtangaben in der XRechnung
• Die neue Leitweg-Identifikationsnummer            

Umsetzung der EU-Richtlinie auf Länderebene - Landesbehörden         

• Umsetzungsfrist laut EU-Richtlinie
• Unterschiedliche Umsetzung in den Bundesländern
• Öffentliche Auftraggeber der Länder (Aufstellung)          

Übertragungswege der XRechnung

• Zentrale Rechnungseingangsplattformen des Bundes – ZRE
• Weberfassung
• Upload
• PEPPOL - Webservice
• E-Mail / De-Mail
• Zusammenfassung ZRE-Übertragungskanäle
• OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes – OZG-RE
• Unterschied zwischen ZRE und OZG-RE 

XRechnung – Bund-Länderübersicht

Modul 6: Die E-Rechnung für ganz Deutschland – ZUGFeRD

Was ist das ZUGFeRD-Format?

Welche entscheidenden Vorteile hat das einheitliche Format für die Digitalisierung und die E-Rechnung in Deutschland?

Warum sind dabei die sog. ZUGFeRD-Profile so entscheidend?

Wie kann man aus seinem ERP-System eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?

Gibt es ZUGFeRD auch für Kleinunternehmer/Freelancer?

Ausführliche praktische Antworten auf diese Fragen gibt es im Modul 6 der Webinarreihe.

Themenübersicht:

• Einleitung
• Warum ZUGFeRD – Was ist ZUGFeRD
• Das PDF-Format – Anfänge und Weiterentwicklung
• Die ZUGFeRD-Prinzipien
• Die ZUGFeRD – Profile
• Schaubilder für eine ZUGFeRD-Rechnung
• Anbieter ZUGFeRD-kompatibler Software
• Die verschiedenen ZUGFeRD-Versionen und ihre Bedeutung
• Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD Format am Beispiel Hamburger Software           
• ZUGFeRD in SAP®           

Modul 7: Die E-Rechnung in ursprünglicher Form – qualifizierte Signatur und EDI

Erfahren Sie in dem Modul 7 der Webinarreihe alles Wissenswerte zum Thema Signatur und lernen die neuen praktischen Anwendungsmöglichkeiten kennen.

Abschließend erhalten Sie dann noch einen Überblick über die Grundzüge des EDI-Verfahrens inkl. der EDI-Typen und der unterschiedlichen Nachrichtenstandards sowie der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei der Übertragungsart via EDI.

Themenübersicht:

Die elektronische Signaturrechnung und ihre Novellierung - eIDAS       

• Einleitung und gesetzliche Grundlagen mit Neuerungen ab 2016
• Anfänge - Signaturgesetz (SigG) und Signaturverordnung (SigV)
• Neues Zeitalter – die eIDAS-Verordnung
• Elektronische Identifizierung
• Elektronische Vertrauensdienste und sichere digitale Identitäten
• Formen der bisherigen elektronischen Signatur
• Die einfache, elektronische Signatur
• Die fortgeschrittene, elektronische Signatur
• Die qualifizierte elektronische Signatur
• Umsetzung der eIDAS-VO ins deutsches Recht und eIDAS 2.0

EDI-Verfahren

• EDI - Typen
• Vorteile des EDI-Verfahrens
• EDI - Nachrichtenstandards:
• Voraussetzungen Vorsteuerabzug bei der Übertragungsart via EDI

Modul 8: Besonderheiten beim Arbeiten mit elektronischen Unterlagen – Fördermöglichkeiten E-Rechnung

Erfahren Sie in dem Modul 8 der Webinarreihe was bei einer Verlagerung der Buchführung ins Ausland zu beachten ist und welche neuen Gesetzesänderungen es zwischenzeitlich hierzu gegeben hat.

Des Weiteren werden die Grundzüge zum Cloud-Computing vorgestellt, von den unterschiedlichen Cloud-Arten und den Service-Modellen bis hin zum Datenschutz und den Compliance Regeln lernen Sie auch hier die wichtigen steuerlichen Aspekte kennen.

Zu guter Letzt werden noch die verbleibenden Fördermöglichkeiten im Zusammenhang mit der E-Rechnung dargestellt.

Themenübersicht:

Verlagerung der elektronischen Buchführung in das Ausland  gemäß § 146 Abs. 2a und § 146 Abs. 2b AO

• Historische Entwicklung
• Anforderungen an eine elektronische Auslandsbuchführung
• Ort der Verlagerung in einem EU-Staat -  § 146 Abs. 2a AO
• Ort der Verlagerung in einen Drittstaat - § 146 Abs. 2b AO
• Antrags- und Bewilligungsverfahren
• Widerruf der Bewilligung nach § 146 Abs. 2b Satz 3 AO
• Verlagerung in einen Drittstaat ohne Antragstellung
• Sanktionsmöglichkeit -  § 146 Abs. 2c AO - Verzögerungsentgelt
• Überprüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
• Musterbeispiel des Vordrucks der Finanzverwaltung

               „Verlagerung der elektronischen Buchführung“

• Gesetzes-Änderungen ab 01.01.2023

Cloud - Computing

• Einführung und Definition
• Unterschiedliche Bereitstellungsmodelle –Cloud-Arten
• Service-Modelle im Cloud-Computing
• Datensicherheit in der Cloud
• Anforderungen an Cloud-Anbieter
• Informationsmaterial zum Cloud-Computing des BSI
• Datenschutz und Compliance – steuerliche Aspekte

Fördermöglichkeiten im Zusammenhang mit der Digitalisierung

• Förderschwerpunkt Mittelstand Digital
• ERP-Förderkredit KMU

Modul 9: Die verpflichtende E-Rechnung ab 01.01.2025 - Mögliches elektronisches Meldesystem für Deutschland

Alle aktuellen Infos zur verpflichtenden E-Rechnung im Bereich B2B, Grundlagen aufgrund der ViDA-Initiative und Beispiele aus anderen EU-Ländern erfahren Sie im letzten Modul 9 der Webinarreihe.

Was hat der Gesetzgeber seit Verkündung des Wachstumschancengesetz bereits geplant und wie können Sie Ihre Mandantschaft in Bezug auf die Umsetzung der neuen Vorgaben bestens vorbereiten.

Themenübersicht:

Erläuterung der unterschiedlichen e-invoicing-Modelle

• Einleitung
• Tax-Reporting-System (Post-Audit-Modell)
• Clearance-System (real-time reporting)
• Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Beispiele bestehender E-Rechnungs-Plattformen anderer EU-Staaten

• Italien – Sdl (Sistema di Interscambio)
• Frankreich – (Portail Public de Facturation = PPF)

Einführung der verpflichtende E-Rechnung im Bereich B2B – EU-Standard

• Einleitung
• EU- Bestrebungen zu einem einheitlichen Standard
• Zeitplan des VIDA-Entwurf         

Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im Bereich B2B in Deutschland ab dem 01.01.2025

• Ermächtigungsantrag Deutschlands nach Art. 395 MwStSystRL
• Die neue E-Rechnung laut Wachstumschancengesetz - gesetzliche Neuerungen ab 01.01.2025
• Einzuführendes Meldesystem in Deutschland

Praktische Tipps zur Umsetzung der neuen Regelungen